Briefvorlagen

Briefvorlagen sind Dokumente, die das Erstellen von Briefen vereinfachen. Es handelt sich um Musterbriefe, die für die eigene private Korrespondenz oder die geschäftliche Kommunikation mit Kunden genutzt werden können. Briefvorlagen liefern damit eine gute und professionelle Hilfestellung für alle Schreiberlinge, die keine perfekten Texter sind und Hilfe beim Schreiben benötigen. Briefvorlagen können in den gängigen Textverarbeitungsprogrammen wie beispielsweise Word oder Open Office verwendet werden. Sie erleichtern das Verfassen und Ergänzen von Briefen und können somit eine echte Zeitersparnis darstellen. Wie sollte man eine Entschuldigung für die Schule verfassen? Was ist bei einer Kündigung für den Internetzugang zu beachten? Wie kann man schwierige Themen wie beispielsweise ein Beileidsschrieben angehen? Oftmals ist es nicht so einfach die richtigen Worte zu finden. Briefvorlagen können hier Abhilfe schaffen!

Vorteil von Briefvorlagen

Briefvorlagen sind praktisch und erleichtern die Arbeit. Sie werden einmalig angelegt und können dann für weitere Briefe, zu ähnlichen Themen verwendet werden. Auf einer Briefvorlage werden die wichtigsten Daten wie Absender, Anschrift, Firmenlogo, Briefkopf usw. eintragen. Durch das Schreiben einer Briefvorlage können Sie Ihren privaten und geschäftlichen Briefen eine persönliche Note geben. Vor allem bei Unternehmen ist de Einsatz von Geschäftsvorlagen eine notwenige Bedingung und auch sehr empfehlenswert, da die Prozesse so verkürzt werden können. Die Briefe können dann bei der zukünftigen Korrespondenz genutzt werden. Es gibt auch Briefvorlagen, die bereits Textbausteine beinhalten. Verschiedene Brief-Themen wie Kündigungen, Anschreiben, Verträge oder Musterbriefe können so abgebildet werden. Die Briefe müssen dann nicht jedesmal neu geschrieben werden, sondern können wieder verwendet werden. Wahlweise kann man eigene Textbausteine oder Absätze ergänzen bzw. die bestehenden Texte vollständig umschreiben.

Gliederung einer Briefvorlage

    1. Briefkopf: Es wird in jeder Briefvorlage nach DIN 676 mit dem Briefkopf begonnen, der den Firmennamen, das Logo und eventuell weiteres enthält. Der Briefkopf je nach Variante bei der Briefvorlage unterschiedlich hoch.
    2. Anschrift: Die Anschrift beinhaltet alle Angaben zu dem Adressaten: Den Firmenname, die Straße und die Hausnummer sowie die PLZ mit Ort. Statt des Firmennamens sollte bei einem privaten Brief der Name des Adressat genannt werden. Bei Firmen kann auch ergänzend der Ansprechpartner hinzugefügt werden.
    3. Betreff: Der Betreff folgt in der zweiten Zeile nach dem Anschriftenfeld. Der Betreff wird gerne fett geschrieben und dient dazu dem Adressaten einen schnellen Einblick zu geben, was der Inhalt des Briefes ist.
    4. Text: Nach dem Betreff gibt es wiederum zwei Leerzeilen bevor der eigentliche Text beginnt. Das Textfeld in einer Briefvorlage ist das Kernstück des Briefes: Es beinhaltet die Anrede, den Text und Grußformel, die den Brief abschließt. Die Anrede und die Grußformel werden jeweils durch eine Leerzeile vom Text getrennt.

Briefnormen: DIN 5008 als Maßstab für Briefe

die obige Gliederung soll nur einen groben Überblick über die Struktur eines Briefes geben. Keinesfalls ist sie als Maßsstab für einen guten Brief zu verstehen. Vielmehr gibt es sog. Briefnormane, die genau regeln, welcher Textbaustein und welcher Gliederungspunkt des Briefes wo zu stehen hat. Hierbei werden folgende Normierungen unterschieden.

Die Norm DIN 5008 legt Schreib- und Gestaltungsregeln für Briefe fest und gilt in Deutschland als anerkannte Normierung für Briefvorlagen. Sie gehört zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich und kann natürlich im privaten genutzt werden, um Briefe zu schreiben. Die Regeln der Norm DIN 5008 für den Briefvordruck sind auf das Papierformat DIN-A4 (210 × 297 mm) ausgelegt. Folgende Richtlinien sind bei Briefen zu beachten:

  • Zeilen beginnen an der Fluchtlinie, 2,5 cm vom linken Blattrand entfernt. Die einzelnen Absätze des Briefes werden jeweils durch eine Leerzeile voneinander getrennt.
  • Das Anschriftenfeld ist 9-zeilig und enthält drei Zeilen für die Zusatz- und Vermerkzone  und 6 Zeilen für die Anschriftzone. Leerzeilen innerhalb der Anschrift sind nicht vorgesehen. Alle Zusätze stehen unmittelbar über der Empfängeradresse, die grundsätzlich in der 4. Zeile beginnt. Sie beinhaltet: Firma, Anrede, ggf. Amtsbezeichnungen, Straße/Hausnummer, PLZ/Ort.
  • In einer zusätzlichen Kommunikationszeile rechts neben der letzten Zeile des Anschriftfelds können z. B. eine Telefonnummer, Faxnummer oder ggf. eine Mailadresse stehen.
  • Der Betreff kann durch Fettschrift hervorgehoben werden. Er enthält eine stichwortartigen Inhaltsangabe und beginnt an der Fluchtlinie.
  • Die Anrede wird mit einer zusätzlichen Leerzeile vom folgenden Text abgesetzt.
  • Die Anrede beginnt an der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom folgenden Brieftext abgesetzt.
  • Der Brieftext wird durch Leerzeilen gegliedert.
  • Die Grußformel beschließet den Brief  und wird durch eine Leerzeile vom folgenden Brieftext abgesetzt.
  • Nach der Grußformel folgt mit Abstand und Leerzeile die Bezeichnung des Unternehmens und des Absenders.

Neben diesen allgemeinen Regeln für das Schreiben von Briefen gibt es auch viele Sonderregelungen. Beispielweise gibt es eigene Briefregeln und Normen, wie Telefonnummern zu schreiben sind. Gleichwohl ist die Briefanrede ein wichtiges Thema, wo verschiedene Normierungsregeln einzuhalten sind.

Vorlage für Briefe in Word erstellen und integrieren

Nach diesem kurzen Theorieteil kommen wir nun zur Praxis: Wie kann man Briefvorlagen direkt in Word erstellen und anlegen. Auf youtube findet man einige interessante Videos, die erläutern wie man Briefvorlagen erstellen kann.

In dem obigen Video geht es primär darum, wie man Geschäftsbriefe in Wort erstellen und integrieren kann. Als Textverarbeitungsprogamm wurde dabei Word 2010 verwendet. Dieser Ablauf lässt sich aber auch auf alle gängigen Textprogramme übertragen. Mit Hilfe der Briefvorlage kann man dann als Selbständiger oder KMU seine Geschäftsbriefe immer nach dem selben Schema drucken und erstellen. In dem Video wird beschrieben wie die Kopfzeile, die Fußzeile und das Adressfeld eingerichtet werden können und auf individuelle Bedürfnisse beim Verarbeiten von Texten zugeschnitten werden können. Office Word ist sicherlich das bekannteste Programm, das für die Verarbeitungen von Texten genutzt wird. Sehr bleiebt ist aber auch die kostenlose Version von OpenOffice. Für alle Fans von Openoffice habe ich auch ein Video entdeckt.

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